Aviso de privacidad y Política de protección y tratamiento de datos personales

Aviso de privacidad

GRUNDFOS COLOMBIA S.A.S., (GRUNDFOS) se permite informar a todos los interesados, que en cumplimiento de nuestra Política de Protección de Datos personales, los datos personales que obtengamos, almacenemos o tratemos en virtud de las relaciones que se celebren con GRUNDFOS serán tratados conforme a los principios y deberes definidos en la ley 1581 de 2012 y demás normas que traten y regulen sobre esta materia, siempre en función de propender por el respeto y garantía de los derechos
fundamentales y constitucionales así como para el mejoramiento en la tecnificación, la eficacia y la agilidad en la prestación de nuestros servicios.

Responsable del tratamiento de sus datos personales: el responsable del tratamiento de sus datos personales será GRUNDFOS, ante quien los interesados y titulares podrán dirigirse para el efectivo ejercicio de sus derechos de acceso, rectificación, actualización, supresión y revocación de la autorización de tratamiento. El ejercicio de estos derechos estará restringido conforme a los límites establecidos por Ley, para ello, deberán dirigir sus solicitudes al correo info.sic@grundfos.com  

Domicilio: Para efectos del presente aviso de privacidad, GRUNDFOS señala como su domicilio el ubicado en el KM 1.5 vía Siberia-Cota, Conjunto Potrero Chico, Parque Empresarial Arcos de Cota, Bodega 1A, Colombia.

Transferenciade datos personales: para la correcta prestación de nuestros servicios, GRUNDFOS podrá ceder y/o transferir a terceros de forma total o parcial sus datos personales que se encuentren bajo nuestro tratamiento, para el cumplimiento de alguna(s) de las finalidades señaladas en el presente Aviso en los siguientes casos:

  • A instituciones bancarias, administradoras de salud, pensiones y demás
    proveedores relacionados, en virtud de nuestras relaciones contractuales.
  • A las autoridades públicas a las cuales GRUNDFOS esté obligado por mandato legal a transferir o en caso de que en forma oficial lo requieran dentro de sus competencias.
  • A proveedores de GRUNDFOS para el efectivo cumplimiento de nuestros servicios.

En dichos supuestos, le informamos que GRUNDFOS adoptará las medidas jurídicas, técnicas y organizativas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la Política de Protección de Datos Personales adoptada por nosotros, el Documento de Seguridad y con los principios de protección de datos personales establecidos en la Ley y demás normativa que regule esta materia.

Ejercicio de sus Derechos: usted o su representante legal, debidamente acreditado, podrán limitar el uso o divulgación de sus datos personales; así como ejercer, cuando proceda, los derechos de Acceso, Rectificación, Actualización o Supresión que la Ley prevé ejerciendo sus consultas y peticiones al correo info.sic@grundfos.com Es importante mencionar que el ejercicio de cualquiera de dichos derechos no es requisito previo, ni impide el ejercicio de otro derecho.

Modificaciones al Aviso de Privacidad: cualquiermodificación al presente Aviso le será notificado a través de cualquiera de los siguientes medios: un comunicado por escrito enviado a su domicilio o entregado en las instalaciones de GRUNDFOS; un mensaje enviado a su correo electrónico desde info.sic@grundfos.com dado a conocer a través de www.grundfos.com o de cualquier otro medio electrónico que utilice para celebrar operaciones o comunicarse con GRUNDFOS.

Seguridad de la información: GRUNDFOS ha adoptado las medidas tecnológicas, jurídicas y organizativas posibles y necesarias para la protección de sus datos personales, con el fin de garantizar los atributos de autenticidad, integridad y disponibilidad de la información. 

Para mayor información sobre el tratamiento de sus datos personales podrá consultar en el siguiente enlace www.grundfos.com la Política de Tratamiento de Datos Personales de GRUNDFOS o dirigiendo su petición al correo info.sic@grundfos.com 

 

POLITICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

INTRODUCCIÓN

Grundfos, es un líder global en soluciones avanzadas de bombeo y un creador de tendencias en la tecnología del agua. Contribuimos a la sostenibilidad global con tecnologías pioneras que mejoran la calidad de vida de las personas y cuidan el planeta.

En cumplimiento de lo establecido en el articulo 15 de la Constitución Politica Colombiana, la Ley 1581 de 2012 reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 de 2013 y Decreto 886 de 2014, normas compiladas en el Decreto Único Nacional del Sector Comercio, Industria y Turismo 1074 de 2015 (Artículos 2.2.2.25.1.1. al 2.2.2.26.3.4), mediante el presente documento se adopta esta POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES con el propósito de proteger la información personal brindada por los socios, proveedores, clientes, empleados, y cualquier otra persona natural o Juridica de la cual GRUNDFOS COLOMBIA S.A.S., obtenga o trate información personal.

La Política de Tratamiento tiene como objeto proteger el derecho constitucional del Habeas Data que tienen todas las personas para conocer, actualizar, y rectificar la información que se haya recogido y almacenado en las distintas bases de datos de GRUNDFOS COLOMBIA S.A.S., así como los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a los que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución Nacional.

Los datos administrados o tratados por Grundfos en cumplimiento de su función y finalidad no requerirán de autorización previa, expresa, informada e inequívoca por parte del Titular en los casos que esta información de carácter personal sea de naturaleza pública ni en los casos exceptuados por el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, así como los datos personales que se encuentren por fuera del ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012. No obstante, toda la información de carácter personal, incluidas las bases de datos que contengan datos históricos, estadísticos o científicos y las demás que se encuentran excluidas, se sujetarán a los principios rectores que dispone la Ley 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios y las demás normas que lo complementen, adicionen o deroguen, en materia de Protección de Datos Personales.

Así mismo, se pretende dar a conocer los derechos de los Titulares de los datos personales y los canales necesarios para que estos puedan ejercer sus derechos, dentro de los cuales se encuentran: los derechos al acceso, rectificación, actualización, cancelación y oposición de la información personal cuyo tratamiento se ejerce por GRUNDFOS COLOMBIA S.A.S., a través de consultas o reclamos.

DEFINICIONES

  • Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable (Grundfos), dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular de los datos personales para llevar a cabo el Tratamiento de los datos personales. O cualquier conducta inequívoca que llegue a realizar el Titular.
  • Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento.
  • Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables [Ley 1581 de 2012,  Artículo  3° literal c). Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2012/ley_1581_2012.html. Último acceso: agosto 29 de 2013].
    Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
  • Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. También se entenderá que todos los datos que estén contenidos en los registros públicos tendrán esta misma naturaleza.
  • Dato semiprivado: es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
  • Dato privado: toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.
  • Dato sensible:  cualquier dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos,[Artículo. 5 Ley 1581/12. Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2012/ley_1581_2012.html.Último acceso: agosto 29 de 2013.] entre otros.
  • Encargado del Tratamiento: Grundfos actúa como Encargado del Tratamiento de datos personales en los casos, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de un Responsable.
  • Responsable del Tratamiento: Grundfos actúa como Responsable del Tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, en cumplimiento de las funciones propias.
  • Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, los cuales podrán ser: Titular: quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable. Causahabientes: quienes deberán acreditar tal calidad. Representante y/o apoderado del Titular: previa acreditación de la representación o             apoderamiento.
  • Por estipulación a favor de otro o para otro.
  • Transferencia:la transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  • Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones que Grundfos realice sobre datos de carácter personal tales como la recolección, procesamiento, publicidad,almacenamiento, uso, circulación o supresión. Lo anterior solo aplicará exclusivamente frente a datos de carácter personal de personas naturales.
  • Oficial de protección de datos: es la persona dentro de Grundfos, que tiene 
    como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de
    Protección de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos del Comité de Seguridad de la Información. El Comité de Seguridad de la Información designará al Oficial de Protección de Datos.
  • La anterior definición hace referencia a un rol o función que debe desempeñar algún funcionario designado por el Comité de Seguridad de Grundfos.

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para dar cumplimiento a la Política de Protección de Datos Personales, como a las
obligaciones impartidas por la Ley 1581 de 2012 y demás más normas que regulan
la Protección de Datos, Grundfos tendrá en cuenta lo siguiente.

El manejo y Tratamiento de datos personales, sensibles y de menores, al interior
de Grundfos está enmarcado bajo los siguientes principios:

Acceso y Circulación: los datos operados por Grundfos contarán con las medidas jurídicas, organizativas y técnicas posibles y necesarias que permitan el acceso y circulación restringida acorde con la naturaleza del dato (público, semiprivado, privado, sensible o de menores de edad) y con las autorizaciones dadas por el Titular o demás personas previstas en la Ley.  

Confidencialidad: atendiendo a la anterior definición, Grundfos garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza de los mismos. Por lo tanto, Grundfos guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican legalmente el Tratamiento de los datos personales.

Finalidad: en todos los casos la finalidad será legítima, informada, temporal y material. La finalidad corresponde a las funciones o actividades propias de Grundfos que permitan el pleno desarrollo de del objeto social para lo cual solicitará la autorización previa, expresa e informada por parte del Titular para su Tratamiento de datos personales exclusivamente cuando se traten de datos diferentes a los de naturaleza pública.

Legalidad: los datos que Grundfos trata o tratará cumplirán con los fines legítimos y sujetos a la Ley 1581 de 2012 y a las demás normas que la desarrollen o complementen.

Libertad: Grundfos garantiza el derecho a la autodeterminación informativa de los Titulares que suministren datos de carácter personal y tendrá siempre en cuenta su consentimiento ante cualquier tratamiento.

Seguridad: Grundfos garantiza la definición e implementación de medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de las bases de datos que se encuentren bajo su control.

Transparencia: Grundfos garantiza a los Titulares de datos personales por medio de mecanismos sencillos y ágiles, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que este siendo tratada conforme a lo establecido por el Decreto
Reglamentario 1377 de 2013.

Veracidad o Calidad: Grundfos realizará todo lo que esté a su alcance para que la información almacenada en sus bases de datos sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Para el cumplimiento de este principio.

FORMA DE RECOLECTAR LOS DATOS

Forma de recolección de los datos personales de los Clientes:

La recolección de datos personales de GRUNDFOS COLOMBIA S.A.S., se realizará de las siguientes formas:

  • Mediante el intercambio de correos electrónicos.
  • A través del acceso a páginas Web de la compañía.
  • Mediante eventos realizados por GRUNDFOS COLOMBIA S.A.S.
  • Mediante las transmisión o transferencia por parte de Aliados estratégicos
  • Mediante el FO-SC-02 FORMATO PARA REGISTRO DE PROVEEDORES-CLIENTES.
  • Mediante el FO-FS-09 FORMATO SOLICITUD DE CRÉDITO.
  • Mediante el FO-HS-23 REGISTRO DE VISITANTES.

Forma de recolectar los datos de los Trabajadores o candidatos

La recolección de datos personales de empleados se realizará de las siguientes formas:

  • A través de las hojas de vida de los candidatos.
  • A través del contrato de trabajo o de prestación de servicios.
  • A través de las hojas de vida de los empleados.
  • A través del FO-MP-03 HOJA DE INGRESO DE PERSONAL.
  • En el desarrollo de entrevistas de trabajo.
  • Mediante envío de información de empresas que tenga la calidad de caza talentos y los titulares hayan suministrado los datos.
  • Mediante formatos de afiliación a la EPS, ARLs. AFP, Cesantías

Forma de recolección de Proveedores

La recolección de datos personales de los proveedores se realizará de las siguientes formas:

  • A través de ofertas de servicios.
  • A través del intercambio de correos electrónicos.
  • A través de los contratos.
  • A través del contrato de prestación de servicios
  • A través portafolios de servicios.
  • A través de reuniones o comunicaciones telefónicas.
  • A través de Pagina Web.
  • Mediante el FO-SC-02 FORMATO PARA REGISTRO DE PROVEEDORES-CLIENTES.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

Finalidad de tratamiento de los datos personales de los Usuarios / Clientes

La recolección, almacenamiento, uso y/o circulación de los datos personales de usuarios de GRUNDFOS COLOMBIA S.A.S. tiene como finalidad principal prestar los servicios ofrecidos y/o contratados de forma adecuada y con una excelente calidad.

Sin embargo, para poder desrrollar el objeto social de la empresa, de igual forma se podrá hacer el tratamiento de los datos para las siguientes finalidades:

  • Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar y almacenar los datos personales dentro de los sistemas y archivos de GRUNDFOS COLOMBIA S.A.S.
  • Creación y administración del cliente.
  • Prestar el mantenimiento, desarrollo y/o control de la relación comercial entre el Titular del dato personal y GRUNDFOS COLOMBIA S.A.S.
  • Proveer a los usuarios de la información necesaria, a través de la página Web y aplicación, sobre los productos de los oferentes, para formalizar la relación de consumo de dichos productos.
  • Realizar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
  • Prestar los servicios de la empresa y realizar el seguimiento de acuerdo con las necesidades particulares del usuario, con el fin de brindar los servicios y productos adecuados para cubrir sus necesidades específicas.
  • Llevar un registro histórico de la información, con fines de satisfacción al
    usuario desarrollando análisis sobre los intereses y necesidades; brindando de esta manera un mejor servicio.
  • Realizar estrategias de mercado mediante el estudio del comportamiento del usuario frente a las ofertas y con ello mejorar en su contenido, personalizando presentación y servicio.
  • Elaboración de prospecciones comerciales y segmentación de mercados

  • Realizar encuestas de satisfacción y ofrecimiento o reconocimiento de beneficios propios de nuestro programa de lealtad y servicio postventa, para calificar el servicio y la atención por medio de los canales dispuestos para ello.
  • Adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos de los usuarios de la empresa o tercero; y direccionarlos a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes.
  • Presentar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control, y tramitar los requerimientos realizados por entidades administrativas o judiciales.
  • Usos administrativos, comerciales y de publicidad que se establezcan en los acuerdos suscritos con los clientes Titulares de la información.
  • Gestión contable, financiera, fiscal y administrativa de clientes
  • Tener acceso a centrales de riesgo para conocer los estados financieros de los clientes.
  • Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
  • Remitir información a los Encargados del tratamiento para facilitar y mejorar la calidad del servicio de GRUNDFOS COLOMBIA S.A.S.
  • Reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial
  • Solicitar la autorización de cobro ante las entidades definidas y autorizadas para ello.
  • De llegarse a presentar otro tipo de finalidades en el tratamiento de datos personales se solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular.

Finalidad de tratamiento de los datos de los trabajadores y candidatos

Antes de iniciar la relación laboral, GRUNDFOS COLOMBIA S.A.S. informará a los candidatos en los procesos de selección las finalidades del tratamiento que se les dará a los datos personales que suministren en dicho proceso, y se encargará de solicitar la correspondiente autorización para su tratamiento, que se limitará a:

  • Clasificar, almacenar yarchivar los datos personales de los candidatos de los procesos de selección.
  • Verificar y obtener referencias de personas naturales o jurídicas, antiguos empleadores suministradas por los candidatos en hojas de vida, formularios, entre otros.
  • Entregar o transmitir la información a terceros encargados de los procesos de selección.
  • Verificar, comparar y evaluar las competencias laborales y personales de los prospectos respecto de los criterios de selección.
  • Cumplir con los deberes legales a los que está obligada la empresa.  
  • Envío ofertas de trabajo.

La recolección y tratamiento de los datos personales de los empleados se hará con el fin de desarrollar las actividades pactadas entre GRUNDFOS COLOMBIA S.A.S. y sus trabajadores, así como para llevar a cabo las siguientes actividades:

  • Realizar mantenimiento, desarrollo y/o control de la relación laboral entre el Titular del dato y GRUNDFOS COLOMBIA S.A.S.
  • Adelantar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
  • Realizar registros de gestión económica, contable, fiscal y administrativa, para la gestión de cobros y pagos, de facturación y de cumplimiento de obligaciones financieras.
  • Realizar declaraciones tributarias o gestión de información tributaria y de recaudo.
  • Contacto de un acudiente en caso de emergencia.
  • Asegurar a los empleados al Sistema de Seguridad Social.
  • Realizar la gestión de recursos humanos en temas relacionados con la formación, trabajo temporal, prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales, promoción y gestión del empleo, selección de personal, control de horario y, en general, asuntos relacionados con nómina.
  • Realizar la gestión relacionada con las prestaciones sociales laborales, pensiones, subsidios y otras prestaciones económicas
  • Solicitar información sobre cuentas de crédito, depósito, cumplimiento de obligaciones financieras y gestión de fondos pensionales para el acatamiento de las obligaciones a que haya lugar y el normal desarrollo de la relación laboral.
  • Tramitar la elaboración de certificaciones relativas a su condición de empleado tales como certificados de ingresos y retenciones, constancias laborales, etc.
  • Seguridad y control de acceso a los edificios.
  • Informar a los clientes sobre el equipo de trabajo.
  • Realizar los reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control
  • Tramitar las respuestas a los requerimientos de entidades administrativas o judiciales.
  • Todos los demás usos administrativos, comerciales y laborales que se establezcan en los contratos o que deriven de su actividad laboral
  • Análisis y evaluación de la formación académica del empleado
  • Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.

De llegarse a presentar otro tipo de finalidades en el tratamiento de datos personales se solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular.

Finalidad del tratamiento de los datos personales de Proveedores

La recolección y tratamiento de los datos personales de los proveedores se hará con el fin de contactar y contratar los productos o servicios que GRUNDFOS COLOMBIA S.A.S. requiera para el normal funcionamiento de su operación, de igual forma tendrá las siguientes finalidades:

  • Solicitar o realizar consultorías, auditorías, asesorías o servicios relacionados con los proveedores.
  • Cumplir con los procesos internos de la empresa en materia de administración de proveedores y contratistas.
  • Adelantar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
  • Realizar declaraciones tributarias o gestión de información tributaria y de recaudo.
  • Mantener un registro de la información de proveedores. 

  • Realizar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control y/o responder a los requerimientos de entidades administrativas.
  • Realizar gestiones de proveedores y de cobros y pagos.
  • Realizar el registro y control de entrada y salida de las instalaciones de GRUNDFOS COLOMBIA S.A.S.
  • Verificar la información aportada por los proveedores, para controlar y prevenir el fraude.
  • Gestionar procedimientos administrativos para desarrollar cualquier otra actividad en cumplimiento de la relación entre proveedores y GRUNDFOS COLOMBIA S.A.S.
  • Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
  • Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente de llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación de GRUNDFOS COLOMBIA S.A.S., de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana.
  • Todos los demás usos administrativos y comerciales que se establezcan en los contratos o que deriven de su actividad.
  • Para otras finalidades o tratamiento se pedirá autorización previa, expresa e informada al Titular.

PRERROGATIVAS Y DERECHOS DE LOS TITULARES

Grundfos reconoce y garantiza a los Titulares de los datos personales los siguientes
derechos fundamentales:

  • Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Grundfos en su condición de Responsable del Tratamiento de datos personales.
  • Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a Grundfos, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
  • Recibir información por parte de Grundfos, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) una vez agotado el requisito de procedibilidad.
  • Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes. Este Derecho de revocatoria de la autorización no es absoluto siempre y cuando exista una obligación legal o contractual que limite este Derecho.
  • Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

DEBERES DE GRUNDFOS EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Grundfos es consciente que los datos personales son de propiedad de las personas a las
que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Asimismo, Grundfos
hará uso de dichos datos, solamente en cumplimiento de las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y autorizada previamente por el  Titular, o por la Ley y, en todo momento respeta la normativa vigente sobre Protección de Datos Personales nacional y extranjera, esta última, cuando así se encuentre ordenado.

Grundfos como Responsable del Tratamiento de datos personales, cumple los deberes y
obligaciones previstas en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, y las demás normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e) Garantizar que la información que suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de
seguridad y privacidad de la información del Titular;

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

k) Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no
haya finalizado el trámite respectivo;

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

n) Informar a la autoridad de protección de datos (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos -) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deber de secreto y confidencialidad

Grundfos garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del Tratamiento de los datos de carácter personal que se realice o llegue a realizar, el secreto profesional y confidencialidad, respecto de los mismos y al deber de guardarlos; obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con Grundfos.

El incumplimiento del deber de secreto o confidencialidad será sancionado de conformidad con lo previsto en el Reglamento Interno de Trabajo de Grundfos y la legislación vigente.

CANALES DE ACCESO

Todas las comunicaciones, consultas, quejas y/o reclamos deberán ser dirigidas a GRUNDFOS COLOMBIA S.A.S., por cualquiera de los siguientes medios:

  • Vía electrónica: al correo electrónico: info.sic@grundfos.com
  • Vía telefónica: a través del teléfono (1) 2913443.

PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.

Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los Titulares sobre datos de carácter personal se debe realizar mediante un escrito dirigido a info.sic@grundfos.com adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y Titularidad conforme a Derecho.

Si el reclamo estuviese incompleto, el Oficial de Protección de Datos Personales de Grundfos, deberá realizar el trámite respectivo, requerirá al Titular antes del vencimiento del primer término (15 días) para que éste lo complete dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del requerimiento, subsanando las fallas o errores. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo, procediendo al archivo mediante un acta u oficio el cual deberá ser notificado al Titular reclamante. Sin perjuicio de que el Titular pueda volver a hacer uso de su derecho de reclamación.

En caso de recibido el reclamo y que este no sea de competencia de Grundfos para resolverlo, de ser posible se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá Grundfos a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.

No se exigirá ningún valor o tasa alguna por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización cuando se trate de datos personales de personas naturales. (Se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013).

Con el objeto de facilitar el ejercicio de estos derechos, Grundfos pone a disposición de los interesados, los formatos físicos o electrónicos adecuados a esta finalidad.

Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de la compañía, podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales -) la negación o inconformidad frente al derecho ejercido.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Tratamiento de datos públicos

Grundfos advierte que, trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública.  Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento del resto de principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia convirtiéndose en deberes para Grundfos.

Tratamiento de datos sensibles

Grundfos solo trata datos personales sensibles para lo estrictamente necesario,
solicitando consentimiento previo, expreso e informado a los Titulares (representantes legales, apoderados o causahabientes) e informándoles sobre la finalidad exclusiva para su Tratamiento.

Grundfos utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:

1.   El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, el titular o los representantes legales deberán otorgar la autorización para dicho Tratamiento.

2.   El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento,
ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

3.   El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro
del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad delTitular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles.

En adición a lo anterior, Grundfos cumple con las siguientes obligaciones:

1.   Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.

2.   Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del Tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.

3.   No condicionar ninguna actividad a que el Titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).